Organisieren Sie Tickets, um sie jedes Mal pünktlich zu bearbeiten

Eine Vorlage für ein IT-Ticketing-System ist ein vorgefertigter Workflow, mit dem Ihr Team technische Anfragen erfassen, organisieren und nachverfolgen kann, sobald sie eingehen. Vorlagen standardisieren, wie Helpdesks Serviceanfragen und Support-Tickets von der Erfassung bis zur Lösung weiterleiten, damit nichts übersehen wird und jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist. Mit integrierten Kategorien, SLAs, Automatisierungsfunktionen und KI-gestützten Aktionen hilft das Ticketsystem von Asana Teammitgliedern, schneller zu reagieren, Prioritäten zu setzen und Probleme mit weniger Komplikationen zu lösen.

• Erfassen Sie jedes Ticket mit einem zuverlässigen Workflow zur Nachverfolgung.

  Ein integriertes Ticketformular standardisiert die Einreichung von Formularen, während Ticket-IDs, E-Mail-Nachverfolgung und Kommentare nur für Teams einen Ort bieten, an dem Teams Informationen sammeln und die nächsten Schritte koordinieren können.

• Überprüfen und beantworten Sie Tickets schneller, ohne zusätzliche Arbeit.

  Die KI benennt jedes Ticket automatisch, fragt nach fehlenden Informationen und entwirft Antworten, sodass Teams die Aufgaben schnell bearbeiten können, anstatt Zeit mit sich wiederholenden Nachfragen zu verbringen.

• Organisieren Sie jedes Ticket mit einem Status-System, das Ihr Team versteht.

  Benutzerdefinierte Status-Typen bieten Teams eine einfache Möglichkeit, Tickets zu kennzeichnen, den Fortschritt zu verfolgen und Aufgaben zu bearbeiten, die Aufmerksamkeit erfordern.

• Verfolgen Sie Bearbeitung und Abschluss mit präziser Zeitmessung.

  Response and closure SLA timers record how long tickets remain open, and team work schedules reveal coverage issues and adjust resources when needed.

• Verfolgen Sie Fortschritte und Arbeitsbelastung an einem zentralen Ort.

  Ein Leistungs-Dashboard zeigt das Ticketvolumen, den Zeitplan und die Fertigstellungstrends an, damit Teams besser verstehen können, wie Tickets ihren Workflow durchlaufen, und Anpassungen vornehmen können.

Warum eine IT-Ticketing-Vorlage verwenden?

IT-Probleme können komplex sein, aber Teams benötigen dennoch eine einfache Möglichkeit, Probleme zu melden. Allzu oft kommen diese Anfragen über verschiedene Kanäle, mit fehlenden Details und mit beliebigen Prioritätsstufen. Das bedeutet, dass IT-Teams den Überblick über Tickets verlieren und in zu viele Richtungen gezogen werden. Durch die Standardisierung der Nachverfolgung und Priorisierung jeder Anfrage mit unserer IT-Ticketing-Vorlage können Sie alle Informationen erhalten, die Sie benötigen, ohne Ihre Teamkollegen zu verlangsamen. IT-Anfragen werden rechtzeitig gelöst. Unsere folgenden Tipps helfen Ihnen, die Asana-Vorlage für IT-Service-Management (ITSM) optimal zu nutzen.

• Alle Anfragen an einem Ort anzeigen. Verschaffen Sie sich ein klares Bild von allen Anfragen, an denen Ihr Team arbeitet. So können Sie Ihre Kapazitäten verwalten und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.

• Prioritäten optimieren. Das proaktive Festlegen von Prioritäten stellt sicher, dass Ihr Team zur richtigen Zeit an den relevantesten Aufgaben arbeitet, ohne überfordert zu werden.

• Identifizieren Sie häufige Anfragen. Mit der Projektsortierung können Sie häufige Probleme schnell identifizieren und so Ihre Ticketmanagementprozesse und die allgemeine Servicebereitstellung verbessern.

Unsere Vorlage für IT-Anfragen macht es Ihnen einfach, Prioritäten und Fälligkeitsdaten festzulegen, so dass jeder weiß, wann eine Lösung des Problems zu erwarten ist. Mit unseren Tipps sind Sie auf dem besten Weg, effizienter und produktiver zu arbeiten, anstatt Probleme nur notdürftig zu beheben.

So verwenden Sie eine Workflow-Vorlage für IT-Tickets

Die IT-Ticketing-Vorlage von Asana bietet Ihrem Team ein einziges Projekt, um Supportanfragen zu sammeln, zu überprüfen und zu lösen. Es funktioniert wie ein Teamkollege, der eingehende Tickets organisiert, die nächste Aktion einleitet und die Arbeit vorantreibt. Diese Vorlage konsolidiert Anfragen, leitet die Triage und verfolgt jeden Schritt von der Ticketerstellung bis zur Ticketlösung.

Collect tickets with a form

Use the ticket form to collect contact details, summaries, and necessary technical information. Each ticket gets a unique ID, allowing your team to follow up via email or add team-only comments for private collaboration. If an employee completes onboarding and reports a broken monitor, the form records equipment details so IT knows exactly which asset to check.

Überprüfen Sie Tickets mit KI

Die KI benennt jedes eingehende Ticket, identifiziert fehlende Informationen und erstellt Antworten. KI-Unterstützung reduziert die manuelle Überprüfung und hilft Ihren Support-Teams, Warteschlangen mit hohem Volumen mit weniger sich wiederholender Arbeit zu bearbeiten. Wenn ein Benutzer ein VPN-Problem einreicht, ohne seinen Gerätetyp anzugeben, kann die KI Benachrichtigungen senden, um fehlende Informationen zu erfassen, bevor das Team mit der Arbeit beginnt.

Organisieren Sie Tickets nach Status

Passen Sie Ihre Statustypen an, um Tickets in Phasen wie neu, in Bearbeitung, ausstehend oder erledigt zu sortieren. Benutzerdefinierte Status zeigen dem gesamten Team, was Aufmerksamkeit erfordert und was sich weiterentwickelt hat. Wenn eine Softwareinstallation auf die Genehmigung des Managers wartet, hilft der Status „Ausstehend“ IT-Experten zu verstehen, wohin sie Tickets als Nächstes weiterleiten müssen.

Verfolgen Sie Bearbeitung und Abschluss von Tickets

Verwenden Sie SLA-Timer, um Reaktions- und Lösungszeiten zu verfolgen. Wenn sich eine Anfrage zum Zurücksetzen des Passworts dem Limit nähert, benachrichtigt der Timer das Team, damit es sich sofort darum kümmert.

Verfolgen Sie den Fortschritt mit Dashboards

Dashboards zeigen das Ticketvolumen, die Reaktionszeiten, die Fertigstellungsquoten und andere Echtzeitmetriken an. Diagramme und Zeitleisten zeigen Engpässe auf und helfen Teams, ihren Ticketing-Workflow zu optimieren. Wenn ein Dashboard einen Anstieg der Helpdesk-Tickets zeigt, kann Ihr IT-Team die Ursache untersuchen und die nächsten Schritte planen.

Die IT-Ticketing-Workflow-Vorlage von Asana ist wie ein zusätzlicher Teamkollege, der die Ticketannahme organisiert, die Triage leitet und eine schnellere Lösung unterstützt. KI reduziert den manuellen Aufwand, Regeln automatisieren Routineaufgaben und Dashboards zeigen, wie sich Support-Warteschlangen im Laufe der Zeit verhalten. Ihr Team profitiert von einem wiederholbaren Prozess, der hilft, Tickets zuzuweisen, Fristen zu verwalten und die Ergebnisse im gesamten Support-System zu verbessern.

Diese Vorlage für IT-Tickets verwendet Asana AI, um den manuellen Aufwand zu minimieren, die Bearbeitung von Anfragen zu beschleunigen und die Informationsgenauigkeit in Ihrem Arbeitsbereich zu verbessern. Anstatt weitere Details anzufordern, Probleme selbst zu identifizieren oder sich wiederholende Antworten zu verfassen, können Sie diese Aufgaben an automatisierte KI-Funktionen delegieren, die Ihr Team von dem Moment an unterstützen, in dem eine Anfrage in Ihr Ticketsystem gelangt.

• Überprüfen Sie Tickets mit KI. Scannen Sie die Details jeder Anfrage und identifizieren Sie, was getan werden muss, bevor jemand den vollständigen Eintrag liest.

• Die KI benennt jedes Ticket automatisch. Generieren Sie einen prägnanten, beschreibenden Titel für jedes Ticket, damit Anfragen organisiert und durchsuchbar bleiben.

• Die KI fragt nach fehlenden Informationen. Erkennen Sie Lücken in eingereichten Anfragen und fordern Sie Endbenutzer auf, Details anzugeben, ohne einen Teamkollegen einzubeziehen.

• Die KI erstellt Entwürfe für Antworten. Erstellen Sie eine erste Antwort für alltägliche Probleme, um Ihrem Team Zeit zu sparen und ihm eine Antwort zu geben, die es verfeinern und senden kann.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Benutzer sendet ein Ticket mit der vagen Beschreibung „Mein Drucker funktioniert nicht“. Die KI benennt das Ticket automatisch in „Drucker offline in der Finanzabteilung“ um, identifiziert fehlende Details wie die Modellnummer oder Fehlermeldungen und sendet eine Aufforderung, diese Informationen anzugeben. Wenn Ihr Helpdesk die Anfrage überprüft, enthält das Ticket bereits Details und eine vorgeschlagene Antwort.